Virtuaalitiimit

Tällä viikolla saimme tehtäväksi tutustua Harri Virolaisen tutkimukseen ”kai sitä ihminen on vaan semmoinen laumaeläin”, mikä käsittelee virtuaalisen tiimin ilmapiiriä. Liiketoiminnan maailmanlaajuistumisen myötä, virtuaaliset tiimit, sekä yhteisöt tulevat lisääntymään lähitulevaisuudessa. Virtuaalisten tiimien myötä yritysten on entistä helpompaa hyödyntää maailmanlaajuisesti pätevää, sekä tehtävään soveltuvaa työvoimaa. Tosin, virtuaaliset tiimit voivat myös aiheuttaa toiminnan tehokkuuden heikentymistä esimerkiksi kommunikaation puutteen vuoksi.

Virtuaalinen organisaatio poikkeaa totutusta perinteisestä samapaikkaisesta yritysmuodosta, sillä virtuaalisessa tiimissä itse työ ei ole sidoksissa tiettyyn fyysiseen toimipaikkaan. Työtä voi siis tehdä, missä hyvänsä työntekijän fyysinen sijainti onkaan. Työntekijän käyttäytymiseen, esimerkiksi viestintään, sekä ilmapiiriin vaikuttaa olennaisesti virtuaalinen organisaatiomuoto. Virtuaalisuuden aste vaihtelee työn mukaan, sillä toiset työt edellyttävät enemmän esimerkiksi kasvokkain tapaamisia. Samapaikkaisessa virtuaalisessa tiimissä sen jäsenet työskentelevät samassa huoneessa, samaan aikaan käyttäen kasvokkaista viestintään, kun taas äärimmäisessä tilanteessa virtuaalisen tiimin jäsenet sijaitsevat jopa eri puolella maapalloa. Virtuaaliseen tiimiin kuuluminen, sekä jäsenyys perustuu yleensä asiantuntijuuteen, sekä jonkun tietyn erityisalan osaamiseen.

Virtuaalisen tiimin johtaminen tapahtuu yleensä vain verkossa, joten siitä muodostuu käsite virtuaalijohtaminen. Englanninkielisestä kirjallisuudesta tulee myös käsite ejohtajuus. Virtuaalijohtajuus on vaativampaa, sekä monimutkaisempaa, mitä tavallisesti totuttu fyysinen johtajuus, sillä työntekijät eivät työskentele samassa fyysisessä tilassa, vaan työskentelypisteitä voi olla jopa maapallon toisella puolella. Siksi perinteisten työyhteisöjen on huomattu olevan paremmin johdettuja, sekä organisoituja, kuin virtuaalisten tiimien. Virtuaalijohtamisessa koetaan haastavaksi muun muassa työhyvinvoinnin ylläpitäminen, tiimin johtaminen, sekä kommunikointi. Myös esimiehen tai johtajan sosiaalinen läsnäolo voi olla hankalaa saavuttaa etäisyyden vuoksi, siksi luottamus johtajan ja tiimin välillä voikin olla häilyväistä. Luottamuksen edistämiseksi johtajan, sekä alaisten on kommunikoitava usein ja pyrittävä avoimuuteen. Myös molemmin puoleinen luottamus, sekä sen osoittaminen toiselle on avainasemassa.

Myös erilaiset viestinnät, sekä tiedon jakaminen kaikille virtuaalitiimin jäsenille on erilaista. On tärkeää, että esimies pyrkii muodostamaan jopa melko henkilökohtaisia suhteita tiimiinsä, jotta yhteys sekä johtajan että tiimin välillä voi toimia. Tämä puolestaan tehostaa kommunikaatiota ja helpottaa viestintää. Johtajan täytyy myös muistaa, ettei informaatiovirta tai kommunikaatio tiimin välillä pääse katkeamaan, vaan säilyy aktiivisena koko projektin ajan.  

Ejohtajan on oleellista tiedostaa, että virtuaalisen työyhteisön johtaminen on ihmisten, eikä vain teknologioiden yhteen saattamista, sillä ihmisten johtamisella on keskeinen merkitys koko tiimin toiminnassa. Tiimin toimivuuden näkökulmasta, on johtajan tärkeää saada tiimin jäsenet innostumaan, sekä saada heidät toimimaan yhteisen asian eteen.

Erilaisia työkaluja virtuaalisiin tiimeihin ovat muun muassa Skype, OneDrive, sähköpostiviestimet, Whatsapp, sekä Google hangouts. Skype on itsellenikin melko tuttu pikaviestintäohjelma, jonka käyttäjät voivat ilmaiseksi sovelluksen avulla keskustella toistensa kanssa sekä ääni- että videopuheluita. Skype mahdollistaa myös erilaiset ryhmäpuhelut, joissa mukana voi olla jopa 20 henkilöä. Käyttäjät pystyvät myös lähettämään erilaisia pikaviestejä ja tiedostoja toisilleen. OneDrive (aiemmin SkyDrive) on puolestaan tiedostojen jakamista ja säilyttämistä varten suunniteltu pilvipalvelu. Tiedostoja voi ensisijaisesti vain tutkia vain palveluun tallentunut käyttäjä, mutta tiedostoja voi jakaa muiden tarkasteltaviksi ja muokattaviksi. Sähköpostiviestimet ovat taas aivan omaa luokkaansa, sillä se on nopeaa, käytännöllistä, sekä ilmaista. Lisäksi sähköpostia voi käyttää eri selaimilla, sekä laitteilla. Whatsapp on melko uusi, vuonna 2009 julkaistu messenger-palvelu, joka on alustasta riippumaton pikaviestinpalvelu älypuhelimille. Sovelluksen avulla voi tekstin lisäksi välittää kuvia, videoita, ääniviestejä, sekä jakamaan oman sijainnin internetin tai GPS:n välityksellä. Whatsapp mahdollistaa mielestäni nopean, sekä sujuvan kommunikoinnin myös ryhmän kesken, sillä sovelluksella voi myös tehdä suuriakin ryhmäkeskusteluja. Google Hangouts on myöskin pikaviestinpalvelu, minkä kehittäjänä toimi puolestaan Google. Sen avulla voi lähettää sekä pikaviestejä että videopuheluita, myös ryhmäkeskustelut ovat mahdollisia.


Lähde:
https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/96676/Ae8_2010.pdf?sequence=2